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1. 文章 |
内容証明書の手紙文には、差出人・受取人の記載は必須ですが、それ以外の文章の書き方・文言・構成・印鑑は、自由です。 |
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標題 |
①「請求書」「通知書」「回答書」「貸金請求書」などのタイトルは、書いても書かなくても自由です。タイトルを付けた方が文章が引き締まるので、一般的には、タイトルを付けた内容証明郵便が多いようです。なお、タイトルに迷った場合は「通知書」としておけば問題ありません。 |
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前文等 |
②「拝啓 貴殿ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」といった前文・頭語・時候のあいさつ等も、書く書かないは自由です。（記載例）
タイトルや時候のあいさつ等を書くかどうかは、受取人に対する差出人の考え方次第ということになるでしょう。 |
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敬称・謙称 |
③「様、殿、御中」「あなた、貴方、貴殿」「私、当方」「私達、私共」「貴社、貴店、御社」「当社、弊社」などの敬称・謙称は、通常の手紙を書く場合と同じです。
（会社・団体宛て）
会社・団体宛てに送付する場合は、通常、代表者宛てに送付するものですが、「○○株式会社 御中」のようにしても問題ありません。なお、法的に受領権限のない者（例えば担当者）宛てに送ってはいけません。 |
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日付 |
④ 日付は、内容証明郵便が発送日付を証明してくれますので、書かなくても平気です。しかし、文書作成の日付を明確にする意味でも、常識的に日付を書くのが普通です。 |
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通知人
被通知人 |
⑤ 差出人と受取人の住所・氏名は必ず書かなければいけませんが、それに、「通知人」「被通知人」といった肩書きを付けるかどうかは自由です。
通常、受取人には「○○様」「○○殿」と書きますので、誰が差出人で誰が受取人かの区別はできます。ですから、それに肩書きを付ける必要はありません。もちろん、書いても構いません。なお、どちらが差出人でどちらが受取人かわからないような書き方をした場合には、それを明確にするために「通知人 ○○」「被通知人 △△」というように書きます。 |
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電話番号
会員番号 |
⑥ 差出人の住所・氏名の記載に併せて電話番号、会員番号等の記載をするのは自由です。 |
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印鑑 |
⑦ 通常は、差出人の名前の下（後ろ）に印鑑を押しますが、この印鑑は、法律上の決まりはありません。押さなくても構いません。しかし、日本は印鑑が重要視される社会ですので、一般的に押します。（パソコン(ワープロ)で作成する場合も、押印するか、または、名前については署名にすることによって、差出意思の真実性をより高めることができます。民事訴訟法２２８条４項・刑法１５９条２項を見ても、押印・署名の重要性がわかります。） |
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金額 |
⑧ 例えば、10万円を「金」と「也（なり）」で挟んで「金10万円也」と表記する場合があります。これは偽造防止のためです。例えば、10の前に１を書き足して110万円とさせないためです。「也」というのは「円」の次に「銭」という単位があったことの名残です。現在は「円」が最終単位ですので、偽造防止のために末尾に「也」を付ける意味はありません。内容証明郵便の記載としては、１０万円と書いても金１０万円と書いても、どちらでも構いません。また、壱拾万円などと書くこともできます。 |
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別記・別紙 |
⑨ 例えば、商品名・数量・金額などを文章中に書くよりも箇条書きの一覧にした方がわかりやすい場合は、一般文書と同様に別記（例：下記記載の通りです。記 ～の形式（例１・例２））か別紙を利用することができます。なお、当然に内容証明書の形式に従って作成する必要がありますので、別紙の場合は単純に２枚目の扱いとなり、20字×26行等の形式で作成することはもちろんのこと、ホチキスか糊で綴じ、綴り目に契印を押さなければなりません。（内容証明書以外の文書を添付（同封）することはできません。） |
文章の書き方
