内容証明の字数・行数を増やす裏技

内容証明郵便は、1枚に書ける文字数・行数に制限があり、また、同文の手紙を3通用意する必要があります。 制限の範囲は、20字×26行以内(横書きの場合は、26字×20行、13字×40行も可)ですが、果たして、それを変えられるのでしょうか?

実は、文字数や行数を増やす裏技があるんです。

それでは、筆者が思いつくだけの裏技を一般的な手法も交えてご説明しましょう。


1.電子内容証明郵便を使う

手っ取り早く文字数・行数を増やしたかったら、電子内容証明郵便を利用することです。
電子内容証明郵便なら1行あたりの文字数も行数の制限もありません。そして、1枚につき郵便局から出す場合の約3倍の文字数が書けます。(なお、署名や印鑑は押せません。)
電子内容証明郵便については、電子内容証明とは? をご参照ください。


以下、郵便局から出す場合の裏技をご説明します。

2.行数の数え方

1文字でもあれば1行と数えますが、1文字もない空白の行は、行数に数えません。
計算方法を間違えないことで、正確な行数を把握できます。


3.別のレイアウトを選ぶ

一般的には20字×26行ですが、横書きの場合は26字×20行なども可能です。
そこで、1行あたり20字目で改行することに不便を感じる場合は、それを26文字まで拡大できます。ただし、行数は26行⇒20行に減ってしまいます。

なお、文字数制限は「以内」ですから、例えば23字×20行で作ることもできます。
(もちろん、23字にしたからといって、行数を20行以上に増やすことはできません。)


4.文字や改行の省略

例えば、「通知書、請求書」といったタイトルや「記、以上」といった字句を省略して文字数・行数を拡大させます。
また、住所の次に氏名を書く場合に、改行しないで住所と同じ行に氏名を書くなど、改行を減らす方法もあります。


5、付記または添付の活用

差出人・受取人の住所・氏名を20字×26行の範囲内に書かずに、末尾余白に付記するか、別の用紙に記載して添付することができます。これにより、例えば住所・氏名の合計が4行である場合は、全部で30行書けることになります。

【書式6A】ネットオークション詐欺の文例 参照

※実は、これは裏技ではなく、これこそが内容証明郵便の正しいやり方なのです。
内容証明郵便の正式な作り方は、差出人・受取人の住所・氏名は、20字×26行の範囲内に書かなければいけないものではなく、末尾余白に付記するか、または別の用紙に記載して添付するものなのです。
つまり、「20字×26行の本文」+「住所・氏名の付記または添付」なのです。
ただ、本文中に住所・氏名を記載して、それが付記または添付すべき住所・氏名と同じなら、付記または添付を省略できることになっているのです。そこで、多くの人は、本文中に住所・氏名を書いて、付記または添付を省略しているだけなのです。

(参考)
1.本文中に住所・氏名を書くことの意味

「20字×26行の本文」+「住所・氏名の付記または添付」における付記または添付は、差出人と郵便局の保管用の謄本2通にのみ要求された決まりです。つまり、受取人に送付される原本には住所・氏名を記載する必要はありません。
そんな手紙で大丈夫なの?って思うかもしれませんが、その手紙を送付したことを証明する必要のある側は、差出人です。その差出人側の謄本には、しっかり住所・氏名が書いてあるから大丈夫なのです。ただ、受取人の立場で見ると、封筒を捨ててしまったら、誰から誰宛てに届いた手紙かわからなくなりますよね。 そういう面倒を避ける意味でも住所・氏名は本文中に書いた方が良いのです。まとめると次のようになります。

@住所・氏名の記載のない本文の場合 (事前に郵便局に確認を取ることをお勧めします。)

付記または添付なしの原本+付記または添付のある謄本2通

A住所・氏名の記載のある本文の場合 (こちらが一般的な方法で推奨します。)

原本、謄本とも3通全てが付記または添付なし
(謄本2通に付記または添付も可)


2.手紙文中の差出人・受取人の記載と封筒の記載が一字一句同じである必要がない理由

内容証明という言葉の響きから、封筒に書く住所・氏名も手紙文中に書いたものと一字一句全く同じでなければならないと思いがちですが、そうではありません。
「20字×26行の本文」+「住所・氏名の付記または添付」という形式において、証明を受ける部分は20字×26行の範囲内です。つまり、差出人・受取人の住所・氏名は証明を受ける範囲外にあります。

封筒にも差出人・受取人の住所・氏名を書きますが、これが手紙文中の記載と一字一句同じである必要がないのは、住所・氏名というのは内容証明で証明を受ける文書ではないからです。
もちろん、誰から誰に送付したという事実は証明してくれますが、その住所の文字の同一性までは証明してくれません。手紙文と封筒の記載が、例えば1丁目2番3号と1−2−3とで異なっていたとしても、その住所が同じ住所であることに違いはなく、一字一句同じでなければならないとする実益は全くないのです。(もちろん、氏名は一字一句同じでないとだめですが。)

内容証明郵便の書き方(2.封筒) 参照



6、受取人と差出人の文書を分ける

受取人に送付する文書は、20字×26行の範囲で作る必要はありません。ですから、例えば、17字×30行で作ることもできます。

※確か、内容証明郵便は、同文の手紙を3通作成するはずでしたよね。でも、実は、これも間違いなんです。
内容証明の仕組みは、「内容文書(1通)」+「謄本(2通)」で構成されます。
受取人に送付される内容文書には、形式上の制限はありません。文字数も行数も自由に作成することができます。
ただし、その文書を内容証明として証明するにあたり、差出人の控えと郵便局の保管用としての謄本が必要になりますが、その謄本は、20字×26行の範囲内で作らなければならないということになっているのです。

ただ、受取人に送付する原本(内容文書)は、いくら自由に作っても良いとはいえ、無秩序に多くの文字数、行数で原本を作ると、今度はそれを謄本の制限の範囲内にまとめることができません。そうすると、結局、原本も謄本と同じ範囲内で作らないといけないわけです。
でも、多少の変化は持たせられるでしょう。
例えば、謄本20字×26行(520字)の場合に、原本を17字×30行や22字×23行で作成できると思います。

これを利用すれば、受取人に送付する手紙は、余白や改行をして見栄えの良い文書を作り、保管用の謄本は制限枠内にぎゅうぎゅう詰めにして作成するということができます。

(注意)
このやり方は、あまりお勧めできません。
まず第一に、作成者である自分自身が大変面倒な時間と労力を使うということです。3通とも同じものを作った方がどれだけ簡単で楽かは自明の理でしょう。
次に、これをやると郵便局や他のお客さんに迷惑がかかります。
3通とも同じ場合、郵便局の職員は、形式だけ見てすぐに処理しますが、内容文書と謄本が違うと、中身もチェックしないといけないので、その照合に時間がかかり、窓口業務に大変な負担をかけます。
そして、他のお客さんの長い行列が出来た暁には、白い目で見られることうけあいです。


7、訂正・挿入

文字を訂正または挿入しても字数計算に入れません。
ですから、1行20字で作った文章中に文字を訂正や挿入して、例えば1行25文字にすることができます。
なお、この方法で行を増やすことはできません。また、文字の訂正・挿入により520字を越えた場合は、料金計算では2枚分の扱いになります。

※これは、裏技というより、実際に訂正・挿入する場合の知識です。裏技にしようと思っても文字の訂正・挿入の仕方は面倒ですし、また、訂正・挿入箇所には郵便局の印鑑も押されますので、大量の修正は汚くなります。たまたま間違えてしまって訂正・挿入するのならわかりますが、最初からこれを裏技にするのはお勧めできません。






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