内容証明の作り方

内容証明郵便は、インターネット上からも出すことができますが、ここでは、郵便局から出す場合の内容証明書の作り方について説明します。(なお、インターネットから出すことのできる電子(e)内容証明郵便については、電子(e)内容証明とは? をご参照ください。)

内容証明郵便の作り方(謄本の作成方法)は、法律(郵便法・郵便約款)で形式が決まっています。ですから、自分の好き勝手に手紙を書いて郵便局に持って行ったとしても、内容証明郵便として受け付けてもらえません。それでは、どのような決まりがあるのでしょうか。内容証明郵便の作り方について説明しましょう。

 郵便局から出す場合   内容証明郵便のサンプル(実例)貸金請求書の例

1.用紙
  封筒

自由

便箋、原稿用紙、コピー用紙、わら半紙など、どのような用紙でも構いません。紙の大きさも厚さも自由です。(パソコン・ワープロで打ち出す場合、最近ではA4判(縦置き・横書き)が一般的です。)

赤い枠、赤いマス目の内容証明書用紙(日本法令やコクヨ社製の内容証明書/B4,B5,A4、縦書き(横書き使用も可))が文房具店や通販で市販されていますが、もちろんそれでも構いません。(赤い飾り枠、赤いマス目の用紙の方が相手に圧迫感を与えて効果的という意見もあります。)

※ 封筒の色、大きさも自由です。

※ 紙や封筒の重量や大きさによっては、郵便料金が高くなる場合があります。

2.用具

自由

手書きでもパソコン(ワープロ)などの印刷でも構いません。

※ 手書きの場合、鉛筆でもボールペンでも構いませんが、鉛筆というのは、常識的に考えて不適切です。

3.形式

(1)1枚の用紙に書ける文字数が決まっています。

1枚520字以内で、1行あたりの文字数・1枚あたりの行数が決まっています。具体的には、以下の通りです。

(縦書きの場合)1行20字以内、1枚26行以内(一般的)

(横書きの場合)

    1行20字以内、1枚26行以内(一般的)

    1行13字以内、1枚40行以内

    1行26字以内、1枚20行以内

※ 1文字でもあれば1行と数え、空白の行は行数の計算に入れません。

※ 字数・行数の制限は、「以内」ですから、上記の数字ぴったりでなければならないというわけではありません。例えば、1行10字、1枚10行でも構いません。また、1行目は10字で2行目は15字のように、ばらつきがあっても構いません。内容証明郵便のサンプル内容証明の文例を見てもらえればわかりますが、原稿用紙にびっしり書かなければならないというわけではなく、適宜、空間を設けた方が見やすい文章になります。

※ 市販の内容証明郵便専用の用紙は、1行20字、1枚26行のマス目が印刷されています。なお、任意の用紙に作成する場合、マス目の有無は自由です。文字だけで構いません。(カラープリンターで赤や青、黒色のマス目を印刷しても構いません。)

※ パソコン(ワープロ)で作成する場合、1行の文字数につき、句読点の設定に注意してください。(詳細は、「字数計算の注意点」の(注意)を参照。)

※ 郵便事業株式会社、郵便認証司の証明印を押す欄が必要ですので、手紙文の末尾(縦書きの場合は左、横書きの場合は下)に余白を設けてください。最低4〜5cm以上の余白が必要です。(余白を作らなかった場合は、証明文・証明印を押すための小さい紙が用紙の末尾に糊付けされます。)

(2) 同文の手紙を3通作成します。

(理由)1通…相手に送付される。(内容文書)

    1通…郵便局に保管される。(謄本)

    1通…あなたに返却される。(謄本)(あなたが証拠として保管) 

(3通の作成方法)

「@3通を別々に手書きで作成。A3通の間にカーボン紙をはさんで、1通を手書きで作成し、残り2通はカーボン紙による複写。B1通を手書きで作成し、残り2通はコピー。C3通ともパソコン(ワープロ)で作成。」など、同文であれば、3通を作成する方法は自由です。

※ 市販の内容証明郵便用紙は、間にカーボン紙をはさむ必要のあるものと、ノーカーボンで複写されるタイプの2種類あります。

(3) 手紙及び封筒には、差出人及び受取人の住所・氏名を記入します。

内容証明郵便として証明を受ける手紙文には、差出人の住所・氏名と受取人の住所・氏名を記載しなければなりません。通常は、手紙文の末尾余白に記入しますが、手紙の文中でも手紙の最初でも構いません。

※ 封筒にも差出人と受取人の住所・氏名を書きますが、手紙文中に書かれている差出人・受取人と封筒に書く差出人・受取人は、同じでなければなりません。

4.文字

(1) 使用できる文字が決まっています。

@ ひらがな・カタカナ・漢字・数字(算用数字・漢数字)

A 句読点、かっこ、記号

B 英字は、氏名・会社名・商品名などの固有名詞のみ使用できる。

(2) 日本語で作成しなければなりません。

外国人も日本語で書かなければなりません。

(3) 字数計算の注意点

@ 句読点も記号も、1個1字として計算します。

(例)%(1字)、m(1字)、u(2字)、No.(3字)

(注意)普通の作文では、句読点(。)(、)が行の最後に来たときは、そのままその行の欄外に書いて構いませんが、内容証明郵便の場合は、句読点も1個1字として計算しますので、次の行の一文字目に書くことになります。

A かっこは、前後を合わせて1字とし、字数計算では、前のかっこのある行の字数に含めて計算します。また、かっこの付いた数字の場合、序列を示す記号と認められるものは、全体で1字とします。

(例)

(1).貸付金額 金500万円……この行は、12字((1)は1字)

(2).弁済期 平成○年○月○日

上記(1)の金額を請求する。……この行は、13字((1)は2字)


文字や記号の字数計算の詳細(日本郵便のサイト)

※ 字数計算がわからない場合は、1行につき20文字びっしり書かなくても、見てくれは悪いですが、15行目とか18行目等で改行してしまえば良いでしょう。

5.枚数

自由

2枚以上になる場合は、ホッチキスやのりでとじ、そのつなぎ目に契印を押します。(契印は、差出人の印鑑で、三文判で構いません。)

※ 綴じ方は、用紙のどこを綴じても構いません。A4やB5の用紙を縦置きで横書きにした場合は、通常は上か左側をホッチキスかのりで綴じます。一般的には左側でしょう。左側を綴じた場合、めくると左側が1枚目の用紙の裏面(白紙)で、右側が2枚目の用紙の表面(記入面)になります。契印は、その折り目に押します。つまり、1枚目の裏面と2枚目の表面の両方をまたいで押します。押す位置は、通常真ん中付近です。3枚以上ある場合も同様に押します。
A4やB4の用紙を横置きで縦書きにした場合は、通常右側を綴じます。めくると右側が1枚目の裏面(白紙)になります。なお、用紙を真ん中で2つに折って綴じることもできます。B4の場合は、通常2つに折ってB5サイズにします。この場合は、ページをめくっても白紙の面はないことになります。

※ どこを綴じても構いませんが、用紙の角を1ヶ所ホッチキスで綴じてめくるようなやり方は良くありません。綴じ目には郵便局の証明印も押されますので、それでは証明印を押すスペースがないからです。

※ 契印の押し方がどうしてもわからない場合は、印鑑を押さずに郵便局に持っていけば、その場で教えてもらえます。

※ なお、内容証明郵便が2枚以上になると、1枚増えるごとに料金が加算されます。

6.訂正方法

訂正方法は決まっています。

文字を訂正する場合は、訂正する個所を二本線で消します。(何を消したのかがわかるようにするため、塗りつぶしてはいけません。)

訂正したら、「○字削除」「○字加入」「訂正○字」「削除○字 及び 加入△字」「○行目△字削除、□字加入」などのように、どこを何字訂正したのかがわかるように、欄外(その行の上(右)欄または下(左)欄の余白)または末尾余白に記入します。そして、そこに差出人の印鑑(三文判でOK)を押します。(なお、末尾余白に記入する場合は、必ず『何行目』という文句を入れなければなりません。)

(訂正方法がわからない方へ)

@ パソコン(ワープロ)で作成する場合は、手書きと違い、このような訂正方法をしなくても簡単に書き換えができるので、便利かもしれません。

A「2.用具」の項で、「手書きの場合、鉛筆は不適切である」と書きましたが、鉛筆で書くと消しゴムが使えるので、訂正が容易であるという利点があります。訂正方法がわからない人は、パソコン(ワープロ)で作成するか、鉛筆で手書きし、鉛筆で書いたものも含めて3枚分の全てをコピーにするという方法もあります。

※ なお、郵便局の証明印(通信日付印)は通常1個押されますが、訂正個所があった場合は、その訂正の記載があるところにも押されるため、格式ばった公的な文書であることをよりアピールする目的で、わざと訂正した内容証明郵便を作成するという人もいます。

7.同封物

不可

内容証明郵便には、写真や資料(例えば、借用書のコピー)などを同封することができません。内容証明郵便で証明されるのは、手紙文の内容だけです。写真や資料の証明は受けられません。ですから、その同封も認められません。

※ 借用書のコピーなどを送りたい場合は、別便で送るしかありません。この場合、この別便は、普通郵便か書留、配達証明で送るということになります。なお、別便で送る旨を内容証明郵便の文章内に書くことは構いません。(ただし、実際に別便で送ったかどうかが証明されるわけではありません。)

8.記入方法

内容証明の文章・封筒の書き方 参照

9.その他

差出人・受取人が2人以上の場合や代理人が差出す場合などにも、諸注意がありますが、ここでは省略します。




 内容証明の文章・封筒の書き方







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