マイナンバー導入の準備について

事務所通信　vol.118

　　　　　　　　　　　　　　　　平成２７年７月２０日

顧問先各位

　平素は格別のご高配を賜りありがとうございます。

ご承知のとおり、本年１０月より、マイナンバー（個人番号）が市区町村から全国民へ通知が開始されます。

事業者の皆様におきましては、今後給与所得の源泉徴収票の作成や社会保険の事務手続き等でマイナンバーの取扱いが必要となります。そこで対象業務の確認や特定個人情報の取扱いに対する手続き・対処方針の決定等、来年からのマイナンバー制度導入に向けた準備を今年から行っていく必要があります。

今回はマイナンバー収集に対する準備事項について若干の説明を行いたいと思います。

１．主な対象業務

�@税務関係

・給与所得の源泉徴収票
・法定調書
・確定申告書

�A社会保険関係

・健康保険、厚生年金、雇用保険の各種届出及び届出書他

２．主な収集対象者

�@従業員等（役員・アルバイトを含む）及び扶養家族
�A報酬（弁護士等）の支払先
�B不動産使用料の支払先
�C配当等の支払先　他

３．整備すべき事項

�@担当者の明確化

・マイナンバーの管理体制を決定する。

・マイナンバーの事務を取り扱う者を決める。（社員への研修を行う）

�A身元（実在）確認・番号確認方法の検討

・対象者から個人番号カード又は通知カード及び運転免許証他を提示してもらう。（なりすましの防止）

�B特定個人情報（マイナンバー）の管理方法の検討

・事業者はマイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。（情報を取り扱う場所の区分、パスワードの設定、データーの暗号化他）

�C収集スケジュールの策定

・平成２７年１０月から通知されますので、平成２７年の年末調整の資料収集時に併せてマイナンバーも収集するのが好ましいと思います。

４．収集対象者への周知

�@収集までのスケジュールの提示

・該当者に対しマイナンバー収集の方法及び時期を通知します。マイナンバーを取得する際は、該当者に対して利用目的を特定して明示する必要があります。

※　マイナンバーは特定個人情報に該当するもので、番号の漏えいや不正使用した場合には罰則が科されます。

�A利用目的の明確化・提示

・マイナンバーを収集するのは、法律に規定された事務に限定されています。

　例えば、「源泉徴収票作成事務」、「健康保険・厚生年金保険届出事務」

５．マイナンバーの保管・廃棄

�@特定個人情報は、法律で限定的に明記された場合を除き、収集又は保管することができないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、定められた保管期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。（焼却、溶解、一定の機能のシュレｯダーによる処理などの復元不可能な手段により廃棄します。）

政府広報オンラインでマイナンバーの動画をご覧下さい。（事業者向け編）